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企业认证过程如何进行档案管理?

浏览: 来源:云葫芦知识产权智能管家

  ISO9000标准对体系文件和记录的管理有其特殊的规定和要求,如果我们简单套用传统的档案管理方式来管理体系文件和记录,不仅无益于体系管理,亦将束缚体系的健康运行。因此,档案工作者要在坚持档案管理基本原则的基础上,适当创新或转变档案管理的方式和方法,使档案管理满足认证需要,从而化解认证给档案工作带来的一系列难题。

  1、重收集,为认证提供符合性证据。

  由于企业职能分工造成的信息不对称,档案部门很少能提前介入档案形成阶段,质量体系认证使得档案工作者可以“理直气壮”地参与到企业质量管理活动中,对质量文件和记录的收集管理实施过程控制。过程控制要求档案工作者要积极参与质量管理活动全过程,熟悉每个过程以及过程之间的联系,对过程运行中产生的档案资料进行了解,同时认真做好文件记录的收集与归档、鉴定与分析,确保质量档案的完整性和有效性。

  2、巧分类,满足质量认证需要。

  根据《工业企业档案分类表》,质量档案归属于生产技术管理大类下的质量管理属类,该类目只包括综合管理的范畴,与种类繁多的质量认证档案的管理要求尚有较大差距。如何对质量认证档案进行分类和整理,是档案工作服务企业认证所必须要解决的问题。首先是质量认证档案的归类。笔者认为,从产生的过程看,质量认证档案主要分为两大类:

  一类是企业生产经营活动过程产生的原始记录,如产品检验记录、设备检修记录等;

  另一类是质量体系管理和审核认证过程所形成的文件资料,如质量目标和质量计划、体系审核记录、纠正和预防措施等。

  对第一类档案,所反映的过程相对独立、内容明确,可以依惯例归入相应类目中,如产品检验记录归入产品档案,设备检修记录归入设备管理档案,保持档案在内容上的关联性和完整性;对第二类档案,可以通过扩充质量管理档案范畴,完善质量认证档案收集范围,划分到生产技术档案类目下的质量管理子类。毋须新建类目,通过“借壳”,实现质量认证档案的归类管理,在整体上保持原有质量档案的系统性和连续性,保持质量档案在管理上的一贯性。其次,质量认证档案的整理。对第一类档案,可以沿用归属类目原分类方法进行整理,如设备档案按“区域-设备型号”的方法进行整理,产品档案按“产品种类-工序”的方法进行整理;对第二类档案,如果沿用生产技术管理类按问题分类、按时间排序的方法进行整理,形成《XX年公司质量计划》、《XX年公司质量工作总结》、《XX年公司质量管理会议记录》等若干档案,虽然保持了档案材料在问题上的一致性,但同时也破坏了过程之间的有机联系,破坏了档案材料的连续性和完整性。

  因此,对第二类质量认证档案,需要在整理方法上有所创新。基于ISO9000质量管理体系的过程管理原则,对质量认证档案适宜采取以PDCA过程方法为基础的整理方法。按照PDCA过程方法,我们首先划分质量管理过程,然后按所属过程对质量管理档案进行整理,将反映同一质量管理过程的计划、总结、会议记录等资料按照“计划(P)-实施(D)-检查(C)-改进(A)”的顺序排列好,再按照质量管理过程的先后顺序将已排好的各个过程的档案资料进行过程排列,形成过程1(P-D-C-A)-过程2(P-D-C-A)这样一种排列形式,保持过程之间的动态循环和有机联系。

  3、深开发,促进质量体系持续改进。

  对档案信息资源进行开发和利用,不仅关系到档案工作服务企业管理的深度和广度,更是质量管理体系持续改进的机会。因此,档案工作者在提高档案业务水平的同时,应注重补充提高企业生产工艺和数据统计分析材料,在平时的质量活动原始记录的收集整理过程中,及时对数据进行统计和分析,找出数据变动规律以及异动原因。通过发现问题、解决问题、预防问题,为企业质量活动提供改进机会,促进质量体系的健康发展,同时为企业决策提供准确有效的信息依据。

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